Jak zorganizować konferencję prasową?
Zastanawiasz się, jak zorganizować konferencję prasową, by to wydarzenie spotkało się z pozytywnym odbiorem oraz przebiegło zgodnie z przyjętymi zasadami? W dzisiejszym wpisie na blogu wyjaśnimy, co to jest konferencja prasowa oraz jakie kroki musisz podjąć, by organizacja konferencji zakończyła się sukcesem. Masz coś ważnego do przekazania i chcesz zaaranżować spotkanie z dziennikarzami, którzy przekażą tę informację dalej? Przeczytaj nasze wskazówki i przystąp do działania!
Czym jest konferencja prasowa?
Konferencja prasowa to spotkanie przedstawicieli organizacji lub przedsiębiorstw z dziennikarzami. To wydarzenie ma na celu przekazanie ważnych informacji dotyczących planowanych działań podejmowanych przez firmy lub wprowadzenia na rynek nowego rozwiązania technologicznego, produktu bądź rozpoczęcia kampanii prowadzonej w konkretnym celu. Daje to możliwość wyczerpującego nakreślenia tematu oraz otwiera pole do rozmów z przedstawicielami różnego rodzaju mediów – regionalnych lub ogólnopolskich. W czasie konferencji dziennikarze mają możliwość zdobycia ważnych dla nich informacji oraz zadawania pytań przedstawicielom organizacji będącej gospodarzem wydarzenia.
Jak zorganizować konferencję prasową krok po kroku?
Wiesz już, czym jest konferencja prasowa. Jak ją zorganizować, by mieć pewność, że o niczym nie zapomniałeś? Poznaj najważniejsze zasady.
Ustal temat konferencji
To podstawowa kwestia, którą warto określić już na samym początku prac nad przygotowaniem konferencji prasowej. Temat konferencji powinien być na tyle jasno określony, by potencjalni goście wiedzieli, czego będzie dotyczyć to spotkanie. Oczywiście warto sformułować go w ten sposób, by zainteresować odbiorców, zachęcając ich tym samym do wzięcia udziału w Twoim wydarzeniu.
Termin wydarzenia
Kolejnym krokiem jest określenie, kiedy taka konferencja się odbędzie. Pamiętaj, by zostawić sobie około miesiąca na przygotowania, a więc ustal ją z odpowiednim wyprzedzeniem, by mieć pewność, że zdążysz dopełnić wszelkich formalności.
Planując termin przemyśl też, w jaki dzień tygodnia najlepiej będzie ją zorganizować i określ orientacyjne godziny spotkania. Pamiętaj, żeby nie robić tego w weekendy oraz pod koniec tygodnia, gdy dziennikarze zwykle kończą pracę wcześniej. Najlepszym rozwiązaniem będzie wtorek lub środa w godzinach okołopołudniowych – wtedy jest największa szansa na to, że przedstawiciele mediów zjawią się na tym wydarzeniu.
Przed ostatecznym ustaleniem terminu spotkania nie zapomnij sprawdzić, czy w tym czasie nie zaplanowano już innego, podobnego wydarzenia branżowego, które może utrudnić Ci zebranie wystarczającej liczby chętnych.
Zarezerwuj miejsce na konferencję prasową
Organizacja konferencji w Warszawie to bardzo popularne zadanie. Niemal każdego dnia w stolicy odbywa się kilkanaście mniejszych lub większych konferencji. Warto dopasować styl miejsca do charakteru i tematyki Twojego wydarzenia. Interesuje Cię sala konferencyjna w miejscu typu Open space czy wolisz zaciszną okolicę, gdzie Twoi goście, oprócz merytorycznego spotkania, spędzą czas w otoczeniu natury? Dobrze, by wybrane miejsce było położone w dogodnej lokalizacji, aby każdy mógł swobodnie się tam dostać. Zadbaj o dostępność miejsc parkingowych oraz wskazówki dojazdu dla gości.
Cicha 23 to przestrzeń eventowa pod Warszawą, gdzie możesz zorganizować konferencję prasową lub inne wydarzenie branżowe i nie tylko. Przestronne sale, które zaaranżujemy na potrzeby tego spotkania oraz łatwy dojazd sprawią, że uczestnicy konferencji będą mogli w skupieniu wysłuchać informacji, które masz im do przekazania.
Zaproszenie dziennikarzy i plan konferencji
Konferencja prasowa nie miałaby racji bytu bez dziennikarzy, dla których jest organizowana. Zadbaj o to, by odpowiednio wcześnie poinformować potencjalnych zainteresowanych, że organizujesz tego typu wydarzenie. Zaproś wybranych gości oraz załącz plan konferencji, z którego dowiedzą się, jaki temat zostanie tam poruszony. Możesz również zamieścić informację o planowanej konferencji w mediach społecznościowych lub osobiście poinformować o tym znajome osoby z branży.
Kilka dni przed konferencją warto stworzyć listę gości, by oszacować, ile osób pojawi się na wydarzeniu.
Sprawny przebieg wydarzenia
Zadbaj o to, by trzymać się ramowego planu konferencji prasowej. Rozdaj przybyłym gościom przygotowane materiały promocyjne i informacyjne oraz wyznacz czas potrzebny na wystąpienia prelegentów, a także przestrzeń do dyskusji. Jedną z głównych zalet konferencji prasowej jest to, że dziennikarze mogą uzyskać informacje na dany temat na bieżąco, bezpośrednio od przedstawicieli firmy, która jest organizatorem spotkania.
Możesz zaplanować też część nieoficjalną spotkania – to świetna okazja do prowadzenia mniej formalnych rozmów z dziennikarzami, które mogą okazać się bardzo owocne w kwestii dalszej współpracy i rozwoju Twojej działalności. Cicha 23 zapewni Ci komfortowe warunki do przeprowadzenia tego typu spotkań.
Podsumowanie konferencji prasowej
Po zakończeniu spotkania, nie zapomnij podziękować swoim gościom za udział w wydarzeniu. Kolejnego dnia prześlij krótką wiadomość podsumowującą do każdego, kto pojawił się na konferencji. To bardzo miłe i taktowne zachowanie, które podkreśli Twoje zaangażowanie i chęć utrzymania pozytywnych relacji z dziennikarzami.
Jak widzisz, jest kilka ważnych kroków, które trzeba podjąć podczas organizacji konferencji prasowej, by wszystko przebiegało jak należy. Najważniejsze jest tu odpowiednie określenie działań i trzymanie się wyznaczonego planu, a wszystko się z pewnością uda.
Wiesz już, jak zorganizować konferencję prasową. A może planujesz już kolejne, tym razem mniej formalne spotkanie? Dowiedz się, jak organizować eventy lub spotkania integracyjne. Cicha 23 to wielofunkcyjne miejsce, które dopasuje się do Twojej koncepcji wydarzenia. Skontaktuj się z nami i wspólnie stwórzmy niezapomniany event!