fbpx

Jak zorganizować konferencję krok po kroku

Listopad 10, 2021
Posted in Blog
Listopad 10, 2021 admin

Jak zorganizować konferencję krok po kroku?

Organizacja konferencji to przedsięwzięcie, które wymaga dużego zaangażowania oraz współpracy wielu ludzi. Oprócz samych organizatorów potrzebni będą także liczni podwykonawcy. Oczywiście w zależności od wielkości wydarzenia ich liczba będzie się różnić. Istnieje jednak kilka stałych punktów, jak  np. miejsce konferencji czy też catering, z którymi współpraca będzie wymagana bez względu na wielkość eventu. Organizowanie konferencji może wydawać się skomplikowanym zadaniem. Dlatego też, przed podjęciem się go, warto stworzyć plan, który uwzględni wszystkie elementy eventu. Dzięki temu z pewnością łatwiej Ci będzie zadbać o wszystko i przeprowadzić wydarzenie, które okaże się sukcesem. Zobacz nasze wskazówki, jak zorganizować konferencję!

Organizowanie konferencji – krok po kroku

Organizacja szkoleń i konferencji to wydarzenie o określonych kosztach. Warto zacząć od zapoznania się z dostępnym budżetem. Wówczas jakikolwiek przykładowy kosztorys konferencji pozwoli na stwierdzenie, czy nasze środki są wystarczające. Jeśli okaże się, że tak, to możesz z powodzeniem ruszać dalej. W odwrotnej sytuacji do wyboru masz kilka opcji. Pierwszą i najskuteczniejszą jest znalezienie sponsorów. Takie rozwiązanie jest korzystne dla obu stron – organizatorów, którzy zyskują potrzebne pieniądze oraz sponsorów, którzy mają zapewnioną promocję swojej firmy lub marki. Druga opcja, która również jest świetnym pomysłem, to zaangażowanie wolontariuszy do pomocy. Młodzi ludzie chętnie biorą udział w takich wydarzeniach. Jest to szansa na zdobycie doświadczenia, poznanie ciekawych ludzi, a także uczestnictwo w interesujących prelekcjach. Jeśli kwestię budżetu masz już rozwiązaną, możesz przechodzić dalej.

Wybór tematu – masz już gotowy czy dopiero go szukasz?

Po zaplanowaniu budżetu jest czas na podstawowe zagadnienia. Czy już wiesz, czego dotyczyć będzie konferencja? Twoja firma wybrała konkretną tematykę, która akurat jest na topie, czy może chcesz zbudować wydarzenie wokół ważnego prelegenta z zagranicy? To właśnie teraz należy podjąć te decyzje i ustalić temat konferencji. Pozwoli Ci to znaleźć prelegentów oraz określić wielkość eventu. Tematyka nada również kierunek dalszej organizacji. Łatwiej będzie Ci znaleźć odpowiednie miejsce oraz dopasować przebieg wydarzenia do oczekiwań jego uczestników.

Efektywny harmonogram organizacji konferencji

Kolejny Twój krok to plan konferencji. Na jego przygotowanie warto poświęcić czas, zapewniamy! Postaraj się, aby przygotowany przez Ciebie harmonogram, zawierał wszystkie elementy wydarzenia. Od prelegentów, przez uczestników, miejsce i jego wygląd, catering, sponsorów, aż do godzinowej rozpiski eventu. Pozwoli Ci mieć wgląd do wszystkiego w dowolnym momencie. Pamiętaj także, że scenariusz konferencji będzie Ci potrzebny w kilku wersjach – dla siebie i organizatorów, podwykonawców oraz gości. Organizacja konferencji w Warszawie w przestrzeniach Cichej 23 niejednokrotnie pokazała nam, jak istotny jest plan wydarzenia.

Dogodny termin

Wybór dogodnego terminu to bardzo istotna kwestia. Jak stwierdzić, które miesiące będą odpowiednie dla zorganizowania konferencji? Mamy dla Ciebie kilka wskazówek! Wybierając termin, weź pod uwagę:

  • kalendarz innych wydarzeń o podobnej tematyce – z pewnością zależy Ci na uczestnictwie znanych w branży osobistości oraz wszystkich zainteresowanych; dlatego też dokładnie sprawdź, kiedy odbywają się konferencje o podobnej tematyce;
  • kalendarz świąt i dni wolnych;
  • sezon urlopowy – lato to czas, gdy najwięcej osób decyduje się na wzięcie urlopu oraz wyjazdy; dlatego też nie jest to najlepszy okres na organizację tego typu eventu, gdyż liczba uczestników może być znacznie mniejsza.

Wydaje się więc, że odpowiedni czas na zorganizowanie konferencji to sezon jesienny lub wiosenny.

Odpowiednia lokalizacja – klucz do sukcesu

Organizacja szkoleń i konferencji coraz częściej ma miejsce w nowych, ciekawych miejscach. Zdecydowanie jest to trend, który popieramy. Atmosfera hotelowych czy targowych sal konferencyjnych nie sprzyja przyswajaniu wiedzy oraz nawiązywaniu biznesowych znajomości. Nie daje również możliwości na urozmaicenie, stworzenie unikatowego klimatu, czy wyróżnienie swojego wydarzenia spośród setek podobnych. Dlatego też w przypadku lokalizacji warto postawić na nieco inne, bardziej interesujące miejsce. Być może uda się przeprowadzić prelekcje lub wieczorne bankiety na dworze w otoczeniu natury? Z pewnością na długo zapadłoby to w pamięć uczestnikom konferencji! Szukając idealnego miejsca na Twoje wydarzenie, spójrz trochę szerzej i wyjdź poza ramy. Znajdziesz wówczas lokalizacje, które posiadają wszystkie konieczne udogodnienia, a jednocześnie są dużo przyjemniejsze i o wyróżniającym się designie. Nasza przestrzeń eventowa pod Warszawą doskonale wpisuje się w ten trend!

Zakwaterowanie i catering

Jeśli Twój event będzie trwał więcej niż jeden dzień, z pewnością musisz pomyśleć o zakwaterowaniu. Uczestników konferencji możesz ulokować w tym samym miejscu, gdzie będą odbywać się prelekcje – jeśli ma ono taką możliwość. W przypadku, gdy wybrana lokalizacja nie ma pokoi hotelowych, nic straconego. Z pewnością uda Ci się znaleźć hotel lub pensjonat w pobliżu, gdzie uczestnicy będą mogli spać.

Bardzo ważna jest także kwestia wyżywienia. Zapewnić je należy nawet w przypadku jednodniowego eventu. W tym przypadku najlepiej postawić na catering, który zadba o posiłki dla uczestników konferencji oraz ich obsługę. Z pewnością będzie to dla Ciebie duże ułatwienie – firma cateringowa stanie się Twoim podwykonawcą i weźmie na siebie organizację posiłków.

Współpraca z podwykonawcami

Zastanawiając się, jak zorganizować konferencję, z pewnością od razu przychodzi Ci do głowy, że nie będziesz w stanie wszystkiego zrobić samemu. Do cateringu, drukowania materiałów, transportu, czy nagłośnienia z pewnością będziesz musiała zatrudnić podwykonawców. Bardzo ważne jest jednak, aby wybierać ich racjonalnie. Choć cena usługi często odgrywa kluczową rolę, pamiętaj, że nie zawsze idzie ona w parze z jakością. Jako organizator konferencji musisz dbać o pokazanie siebie czy też swojej firmy z jak najlepszej strony. Dlatego też, wybierając usługodawców, postaw na sprawdzone firmy, którym możesz zaufać z powierzeniem zadań. Czasami warto jest zapłacić nieco więcej, ale mieć gwarancję dobrze wykonanej pracy.

Promocja konferencji

Organizacja konferencji nie może obejść się bez odpowiedniego marketingu. Aby Twoje wydarzenie stało się znane, a w późniejszych edycjach (jeśli takie nastąpią) może nawet rozpoznawalne, Twoim zadaniem jest jego odpowiednia promocja. Pozwoli Ci ona na dotarcie do szerokiego grona odbiorców, a tym samym przyciągnięcia uczestników. Wielkość wydarzenia zachęci natomiast bardziej prestiżowych prelegentów. Dlatego też, marketing to bardzo istotna kwestia, o której nie możesz zapomnieć. Jeśli w Twojej firmie istnieje dział marketingu, powierz mu zajęcie się promocją konferencji. Jeśli natomiast nie masz w zespole nikogo, kto mógłby się nim zająć, zatrudnij zewnętrzną firmę. Z pewnością będą to dobrze wydane pieniądze z budżetu!

Organizowanie konferencji w pięknym miejscu? Cicha 23!

Szukasz miejsca na swoją konferencję? Bankiet w Warszawie? A może nie wiesz, gdzie zorganizować imprezę firmową w Warszawie? Mamy dla Ciebie propozycję! Cicha 23 to lokalizacja, która doskonale sprawdzi się na każde z tych wydarzeń. Położona w urokliwym miejscu zaledwie 20 minut od centrum Warszawy. Znajdziesz tutaj wszystko, czego potrzebujesz. Nasze dwie stajnie pozwalają na zorganizowanie właściwie dowolnego eventu o każdej tematyce. Ogromny teren zielony natomiast to przestrzeń na imprezy plenerowe. Z powodzeniem więc możesz zorganizować tutaj konferencję oraz wieczorny bankiet. Takie wydarzenie z pewnością na długo zapadnie w pamięć wszystkim uczestnikom!

Podsumowanie

Organizacja konferencji to z pewnością nie lada wyzwanie. Jednak przy właściwym zaangażowaniu oraz dobrze dobranych współorganizatorach może przebiec bezproblemowo. Kierując się naszymi powyższymi wskazówkami, na pewno będzie Ci łatwiej opracować swój plan konferencji i dobrze kierować swoje kroki. Wskazaliśmy, co jest najbardziej niezbędne do zorganizowania konferencji. Reszta jest już w Twoich rękach! Pamiętaj, aby wybierać solidnych podwykonawców i czasami postawić na mniej konwencjonalne rozwiązania. Dzięki temu Twoje wydarzenie może być organizacyjnym sukcesem!

Cicha 23 to zespół doświadczonych organizatorów. Chętnie zaoferujemy Ci naszą przestrzeń oraz pomożemy w organizacji. Konferencje oraz wszelkiego rodzaju eventy firmowe w Warszawie niejednokrotnie odbywały się u nas. Widząc zadowolonych uczestników oraz usatysfakcjonowanych organizatorów, możemy śmiało powiedzieć, że Cicha 23 sprawdza się doskonale na tego typu wydarzenia. Wesela, bankiety, gale… Wiemy nawet, jak zorganizować pokaz mody! Dlatego też możesz nam zaufać również i w przypadku konferencji. Zapraszamy!