Jak zorganizować imprezę charytatywną?
Zastanawiasz się, jak zorganizować imprezę charytatywną, by odniosła sukces? To przedsięwzięcie, do którego należy odpowiednio się przygotować. Może być to koncert, festyn albo sportowa impreza. Pomysłów jest wiele, jednak zawsze należy dobrze zaplanować tego rodzaju wydarzenie. Na co powinniśmy zwrócić uwagę, tworząc scenariusz imprezy charytatywnej? Zapraszamy do lektury artykułu, w którym wyjaśniamy, jak wygląda organizacja imprezy charytatywnej krok po kroku.
Lokalizacja
Organizacja imprezy charytatywnej powinna zacząć się od wyboru odpowiedniego miejsca. Termin należy oczywiście ustalić z zarządcą danego obiektu, a dopiero później planować inne sprawy związane z imprezą. Wybierając miejsce wydarzenia, musimy zwrócić uwagę na kwestie, takie jak wielkość obiektu, akustyka oraz możliwość podłączenie elektronicznego sprzętu.
Pozwolenia na zorganizowanie imprezy
Nie zapomnij o tym, by uzyskać potrzebne zgody na przeprowadzenie imprezy charytatywnej. Tutaj konieczne będzie właściwie wypełnione zgłoszenie zbiórki publicznej. Należy dostarczyć je do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji w formie elektronicznej albo papierowej. Organizator jest zobowiązany dopełnić także wszystkie wymogi Stowarzyszenia Autorów ZAiKS. Decydując się na utworzenie tego rodzaju zbiórki, trzeba pamiętać o wielu formalnościach. Z tego powodu warto pomyśleć o nawiązaniu współpracy z podmiotami, które posiadają w tym obszarze doświadczenie – może być to fundacja albo stowarzyszenie.
Sponsor oraz artyści
Sponsorem wydarzenia charytatywnego mogą być firmy, które obejmą patronat nad imprezą. Współpraca sponsoringowa może polegać na pokryciu części kosztów, przekazaniu czegoś na aukcję albo wesprzeć wydarzenie, oferując nieodpłatne towary i usługi. Warunki te zwykle ustala się indywidualnie ze sponsorem.
Podczas koncertów charytatywnych artyści często zgadzają się na występ bez wynagrodzenia. Także malarze czy fotografowie przekazują swoją twórczość na aukcje za darmo.
Zareklamowanie wydarzenia
Jeśli zastanawiasz się, jak zorganizować imprezę charytatywną, pamiętaj również, by zadbać o odpowiednią promocję. Duży zasięg możemy zyskać jedynie w przypadku, gdy jednocześnie skorzystamy z kilku kanałów komunikacji. Warto pomyśleć o współpracy z mediami lokalnymi – można działać na zasadzie patronatu medialnego danej redakcji.
Innym sposobem na skuteczną reklamę będzie wypromowanie wydarzenia w internecie. Zawrzyjmy informacje o wydarzeniu na stronie internetowej miasta oraz w mediach społecznościowych. Social media pozwalają na bezpośrednie skomunikowanie się z osobami zainteresowanymi imprezą. Nie zapominajmy również o standardowych metodach reklamy – ulotkach oraz plakatach.
Zbiórka pieniędzy
Przygotowując scenariusz imprezy, pamiętaj, że powinien on być jasny i klarowny dla wszystkich, którzy będą z niego korzystać. Zawrzyj w nim jedynie istotne informacje i unikaj niepotrzebnego wydłużania go. Jeśli również i goście mają otrzymać swoją wersję, zaplanuj wcześniej jej przygotowanie. Istotne jest, by taki plan eventu był elegancko wydrukowany i dopasowany do motywu przewodniego imprezy.
Jeśli jesteś organizatorem eventów i zastanawiasz się, gdzie zorganizować imprezę firmową w Warszawie lub jakiekolwiek inne wydarzenie w okolicach stolicy, zapraszamy do Cichej 23! W naszych przestrzeniach z pewnością stworzysz imprezę, która na długo zapadnie w pamięć gościom. Mamy naprawdę wiele możliwości – nasze doświadczenie pokazuje, że nie ma dla nas rzeczy niemożliwych. Nie wiesz, jak zorganizować pokaz mody lub konferencję? Sprawdź naszą ofertę!
Zadbaj o bezpieczeństwo
Wybrane miejsce powinno spełniać wszystkie wymagane normy BHP. Pamiętajmy, by zapewnić bezpieczeństwo oraz zaplecze medyczne, dostosujmy się także do wymogów sanitarno-epidemiologicznych, jeśli takie w danym czasie obowiązują. Trzeba także zadbać o ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej dla organizatora, by można było pokryć ewentualne koszty zniszczeń.
Wolontariusze
Bez pomocy wolontariuszy trudno byłoby sobie poradzić. Podczas imprezy zajmują się praktycznie wszystkim – pracami porządkowymi, przekazywaniem informacji na temat imprezy, zbieraniem pieniędzy. Wolontariusze muszą posiadać identyfikator wraz ze zdjęciem, imieniem oraz nazwiskiem. Osoba taka pracuje na podstawie umowy, która została podpisana z fundacją przeprowadzającą zbiórką bądź z firmą organizującą event. Praca wolontariusza jest bardzo ważna.
Organizacja imprezy charytatywnej – na co jeszcze zwrócić uwagę?
Jeśli tworzysz scenariusz imprezy charytatywnej, pomyśl także o walorach edukacyjnych. Zajmujesz się zbieraniem funduszy dla osób niepełnosprawnych? Przygotuj materiały, z których można dowiedzieć się o trudnościach, z jakimi się spotykają. Wspierasz schroniska dla zwierząt? Stwórz ulotki dotyczące zwierząt oraz zachęcające do adopcji.
Cicha 23 – idealne miejsce na różnego rodzaju wydarzenia
Chcesz zorganizować imprezę charytatywną i potrzebna Ci nietuzinkowa przestrzeń eventowa w Warszawie? Cicha 23 to klimatyczne miejsce, które doskonale sprawdzi się podczas tego rodzaju wydarzenia. Miejsce zlokalizowane jest w środku lasu. Otoczenie roślinności oraz ceglane zabudowania i domek w drzewach, tworzą idealną wręcz atmosferę do różnego rodzaju imprez. Znajdziemy tu także unikalne dekoracje oraz ręcznie robione meble.
A może interesuje Cię organizacja konferencji w Warszawie, bankiet w Warszawie lub eventy firmowe w Warszawie? Warto rozważyć organizację tych wydarzeń właśnie tutaj! To doskonałe miejsce, które zachwyci Cię swoim urokiem i na długo pozostanie w pamięci uczestników wydarzenia. Na naszym blogu dostępne są także artykuły: Jak zorganizować pokaz mody? oraz Gdzie zorganizować imprezę firmową w Warszawie? Zachęcamy do lektury, jeśli chcecie dowiedzieć się więcej na ten temat.
