Organizacja koncertów – Jak zorganizować koncert i festiwal muzyczny
Organizacja koncertów i innych wydarzeń masowych wymaga odpowiedniego przygotowania. Warto zabrać się za to ze sporym wyprzedzeniem, by ze spokojem wszystko przemyśleć i zaplanować. Aby koncert czy festiwal muzyczny odbył się zgodnie z zasadami, trzeba wiedzieć, jak się do nich stosować oraz o czym należy pamiętać.
W dzisiejszym wpisie opowiemy o tym, jakie są etapy realizacji poszczególnych zadań, by planowane wydarzenie przebiegało w sposób profesjonalny. Wśród istotnych elementów jest między innymi wybór miejsca i czas wydarzenia, a także kwestie związane z finansowaniem całego przedsięwzięcia oraz zapewnienie bezpieczeństwa gościom, którzy będą uczestniczyć w imprezie. Przeczytaj poniższe wskazówki by dowiedzieć się, jak zorganizować niezapomniany koncert.
Gdzie i kiedy zorganizować koncert lub festiwal muzyczny?
Organizacja koncertu to wieloetapowe przedsięwzięcie. Na samym początku warto zdecydować, jaki charakter będzie miała ta impreza. Będzie to kameralny koncert czy raczej duży festiwal muzyczny? Chcesz, by wydarzenie odbywało się w lokalu, czy na otwartej przestrzeni pod gołym niebem? Te wszystkie pytania pomogą Ci określić czas i miejsce wydarzenia. Jest to niezwykle ważne, ponieważ wszelkie rezerwacje sal trzeba robić z dużym wyprzedzeniem.
Wiosna i lato to idealny czas na planowanie imprez plenerowych. Jak zorganizować koncert na świeżym powietrzu? Warto przeliczyć, ilu gości się spodziewasz na takim wydarzeniu. Od tego zależy wielkość przestrzeni, jaką trzeba będzie przeznaczyć na imprezę. Z kolei jesienią i zimą bezpieczniej zorganizować koncerty w lokalu lub sali lub dużym lokalu, z uwagi na niepewną pogodę. Ogrzewane i zadaszone miejsce gwarantuje świetną zabawę bez względu na pogodę.
Jeśli szukasz terenu, który łączy klimatyczne sale z obszerną przestrzenią na zewnątrz, odwiedź Cichą 23. To wielofunkcyjna przestrzeń eventowa – Warszawa to miejsce wielu spotkań kulturalnych, która potrzebuje sprawdzonego obszaru do organizacji festiwali i koncertów. Nasz obiekt jest zlokalizowany w zacisznej okolicy w bliskim sąsiedztwie stolicy – tutaj z pewnością zorganizujesz niezapomniane wydarzenie, które zgromadzi wielu entuzjastów dobrej muzyki i wspaniałej atmosfery.
Jeśli chodzi o czas – zdecyduj się na godziny popołudniowe. Latem, w czasie wakacji, każdy dzień tygodnia jest dobry na organizowanie koncertów. W innych porach roku postaraj się dopasować do swojej grupy docelowej, do której kierujesz to wydarzenie.
Poza czasem i miejscem, organizacja koncertu musi mieć określony plan. Podziel planowane koncerty gwiazd na konkretne godziny i podaj to do wiadomości publicznej. Dzięki temu potencjalni uczestnicy będą wiedzieć, ile czasu powinni poświęcić na udział w koncercie czy festiwalu.
Organizacja koncertów a formalności prawne
Bardzo ważną kwestią podczas organizacji koncertów i festiwali jest dotrzymanie niezbędnych formalności prawnych. Na początek, oprócz ustalenia miejsca i czasu wydarzenia, należy złożyć wniosek do urzędu miasta lub gminy o zgodę na organizację planowanego przedsięwzięcia. Warto to zrobić odpowiednio wcześniej, by wszystkie kwestie formalne zostały zaakceptowane na czas. Wniosek wraz z załącznikami trzeba dostarczyć około miesiąc przed rozpoczęciem imprezy. Zezwolenia urzędowe są konieczne w przypadku organizacji imprez masowych, to znaczy takich, w których w obiektach zamkniętych bierze udział ponad 500 osób, a na otwartej przestrzeni gromadzi się przynajmniej 1000 osób.
Finansowanie przy organizacji koncertu
Jeśli zastanawiasz się, jak zorganizować festiwal muzyczny lub koncert na większą skalę, musisz przemyśleć również sposób jego finansowania i zaplanować budżet, jaki jesteś w stanie na to przeznaczyć. Przy organizacji większych wydarzeń, warto pozyskać sponsorów, którzy zapewnią środki finansowe potrzebne do pokrycia kosztów, takich jak gaża dla artystów, praca osób odpowiedzialnych za oświetlenie i nagłośnienie obiektu czy wynajęcie sceny.
Jest to korzyść obopólna – Ty uzyskasz środki na organizację profesjonalnego koncertu, a sponsor zareklamuje się wśród setek odbiorców. W ten sposób obie strony mają możliwość przeprowadzenia owocnej współpracy. Wsparcie finansowe można też uzyskać przy pomocy organów rządowych lub lokalnych instytucji. W zależności od wielkości imprezy, koszty mogą sięgać od kilkunastu,do nawet kilkuset tysięcy złotych. Koncerty z udziałem popularnych gwiazg zwykle wzbudzają duże zainteresowanie ludzi. Z tego względu należy dokładnie obliczyć budżet, jaki będzie potrzebny na realizację takiej imprezy.
Bezpieczeństwo podczas koncertu
Profesjonalne koncerty i ich organizacja wymagają też odpowiedniej ochrony. W czasie trwania takiego wydarzenia musi być zapewniona ochrona, która będzie czuwać nad bezpieczeństwem uczestników. Na pierwsze 300 osób biorących udział w wydarzeniu, musisz wynająć 10 ochroniarzy. Na każde kolejne 100 osób powinien przypadać jeden dodatkowy ochroniarz. To ważna kwestia, która musi zostać dopilnowana już przed rozpoczęciem imprezy.
Jak widzisz, organizacja koncertów w mieście Warszawa lub innych dużych aglomeracjach wymaga sporo przygotowań. Warto zabrać się za to z odpowiednim wyprzedzeniem, by mieć pewność, że wszystkie kwestie formalne zostały dopracowane. Cicha 23 to miejsce, gdzie zaplanujesz i przeprowadzisz imprezę na wysokim poziomie. Skontaktuj się z nami w celu ustalenia wszystkich szczegółów wydarzenia, a my dopilnujemy, by przebiegło ono w dobrej atmosferze.